Cette article vous concerne si vous avez déjà des clients identiques dans Cegid-Koalaboox et dans WAD. Avant la première synchronisation il est préférabvle d'avoir déjà un lien entre les clients Cegid et Wad. Sans ce lien, WAD comparera différentes données des clients Cegid et WAD, et tentera d'établir automatiquement une correspondance (avec un risque de création de doublons si vos clients ne sont pas orthographiés de la même manière).
Nous allons vous guider dans cette étape, qui vous permettra d'avoir un lien permanent entre chaque client Cegid et WAD.
Cette préparation est nécessaire si vous avez déjà des clients identiques dans Cegid et dans WAD.
Plusieurs cas de figures sont possibles, en fonction de votre utilisation de Cegid :
A. Vous avez une référence pour chaque client Cegid
B. Vous n'avez pas ajouté de référence à chaque client Cegid
| Qu'est que la référence? La référence est un numéro, une texte court ou un ensemble de chiffres et lettres qui permettent d'identifier le client. Cette référence doit être unique, c'est à dire que deux clients différents ne peuvent avoir la même référence. |
Dans la liste de vos contacts-clients Cegid, analysez la colonne REFERENCE pour identifier les clients avec et sans référence.
A. Vous avez une référence pour chaque client dans Cegid
Parfait !
| A savoir! IMPORTANT! Si vous souhaitez que les données de vos clients WAD existants ne soient pas modifiées par les données de Cegid, il est possible de verrouiller vos clients WAD. Ceci n'affectera pas le lien entre les clients WAD et Cegid. Utilisez la colonne "Client bloqué import" du ficher CSV d'une exportaion pour mettre à jour rapidement ce paramètre sur une ensemble de clients. Mettre à la valeur 1 pour bloquer la mise à jour. |
Avez-vous dans WAD, la même référence que dans Cegid pour chaque client ?
Si oui, vous êtes prêt ! Félicitations ! La suite : Connectez votre compte WAD et Cegid
Si non, dans WAD, indiquez la référence Cegid correspondante. Vous pouvez le faire, en mettant à jour individuellement chaque client par sa fiche client, ou en exportant les clients, en modifiant la colonne "Client Ref" du fichier CSV-Excel, et en re-important ensuite ce fichier modifé.
Choix 1 : Manuellement
Dès que vos clients WAD sont à jour, vous êtes prêt !
Choix 2 : par exportation & importation du fichier client WAD
Exportez les clients de votre WAD. (sans choisir d'options particulière)
Ouvrez le fichier CSV-Excel généré. Complétez la colonne "Client Ref" avec la Référence Cegid de chaque client correspondant. Enregistrez le ficher.
Il est important qu'aucune modification ne soit apportée à la colonne Client Num.
Importez le fichier modifié, en sélectionnant le format WAD.
Vous pouvez passer rapidement chaque étapes de prépration de l'importation. Et voilà. Vos clients sont prêts pour la première synchronisation.
B. Vous n'avez pas de référence pour chaque client Cegid
Il est nécessaire d'ajouter une référence à chaque client dans Cegid.
Choix 1 : Ajouter manuellement.
C'est à vous de choisir cette référence. Utilisez votre logique, tout est bon. Mais pourquoi ne pas utiliser les x premières lettres du nom, et le code-postal ou un numéro séquentiel (001, 002,...)?
Exemples : client - Redforest Sprl : REDF1470, RED001, REDFO, REDFOREST, ... - Françoise Dupont : DUPFR001, DUPOFRA, - ...
Dans Cegid, éditez chaque client et attribuez-lui une référence.
La référence choisie doit être unique. Cegid vous préviendra si elle est utilisée pour un autre client.
Lorsque cette opération est (enfin) terminée, passez au point A, ci-dessus.
Choix 2 : Ajouter automatiquement (avec des manipulations avancées)
Cegid peut automatiquement attribuer une référence comptable à chacun de vos clients.
Exportez vos clients dans le format Winbooks. Vous n'avez rien à faire avec ce fichier par le suite.
Après l'exportation dans le format Winbooks, WAD peut se charger de recopier cette référence comptable dans la référence client Cegid. Ouvrez votre tableau de bord WAD, copiez/collez l'adresse web ci-dessous dans la barre de navigation et valider (Enter) - Le connexion avec Cegid doit avoir été configurée. (cf Koalaboox - Cegid - API - Connect)
| https://admin.wad.work/api/index.php/api/run/update-reference-cegid |
Ensuite, dans Cegid, exportez vos clients dans le format CSV (Excel).
Ouvrez le fichier CSV (Excel) généré. La dernière colonne contient la référence comptable et la colonne Numéro contient la référence client (identique à la référence comptable).
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