Préparer Koalaboox-Cegid et WAD à la synchronisation des clients

Cette article vous concerne si vous avez déjà des clients dans Cegid-Koalaboox et dans WAD., et que vous souhaitez établir, avant la synchronisation, des liens de correspondances entre les clients (afin d'éviter les doublons). Sans ces liens, WAD comparera différentes données des clients Cegid et WAD pour établir les correspondances automatiquement.

Nous vous guidons dans cette étape unique, qui vous permettra d'avoir par la suite un lien permanent entre vos clients Cegid et WAD.

Cette préparation est nécessaire si vous avez des clients identiques dans Cegid et dans WAD.

Il faut éviter de re-créer dans WAD des clients qui y existent déjà. 

Plusieurs cas de figures sont possibles, en fonction de votre utilisation de Cegid :

A. Vous avez déjà une référence pour chaque client

B. Vous n'avez pas ajouté de référence à chaque client

Qu'est que la référence?  La référence est un numéro, une texte court ou un ensemble de chiffres et lettres qui permettent d'identifier le client.  Cette référence doit être unique, c'est à dire que deux clients différents ne peuvent avoir la même référence.

Dans la liste de vos contacts-clients Cegid, analysez la colonne REFERENCE pour identifier les clients avec et sans référence.

A. Vous avez une référence pour chaque client Cegid

Parfait ! Vous voilà avec un certain avantage !  Auriez-vous éventuellement utilisé la même référence pour vos clients dans WAD ?

Si oui, vous êtes prêt ! Félicitations !

Si non,  dans WAD, indiquez la référence Cegid dans la référence de chaque client WAD.  Vous pouvez le faire, en mettant à jour individuellement chaque client, ou en exportant les clients et en modifiant le fichier csv Excel, qu'il sera possible de re-importer d'ici peu. 

Dès que vos clients WAD sont à jour, vous êtes prêt ! Félicitations.

B. Vous n'avez pas de référence pour chaque client Cegid

Il est nécessaire d'ajouter une référence à chaque client dans Cegid. C'est à vous de choisir cette référence. Utilisez votre logique, tout est bon. Mais pourquoi ne pas utiliser les x premières lettres du nom, et le code-postal ou un numéro séquentiel (001, 002,...)? 

Exemples :  client - Redforest Sprl : REDF1470, RED001,  REDFO, REDFOREST, ... - Françoise Dupont : DUPFR001, DUPOFRA, - ... 

Dans Cegid, éditez chaque client et attribuez-lui une référence.

La référence choisie doit être unique.  Cegid vous préviendra si elle est utilisée pour un autre client.

Lorsque cette opération est (enfin) terminée, passez au point A, ci-dessus.